kundenkartei

# README - all

# Aller Anfang ist schwer

Dies soll es eigentlich nicht sein.

Nachfolgend möchte ich Sie in einzelnen Schritten, in die Kundenkartei einführen. Der Ablauf entspricht den Erfahrungen aus den Schulungen der vergangenen Jahren.

Beginnen Sie mit den ersten 2 Schritten nach der Installation und wenden Sie diese an. Dann fahren Sie in Ihrem Tempo weiter.

Am Schluss haben Sie die wichtigsten Schritte durchgeführt.

Viel Vergnügen

  • Schritt 1 Nachdem Sie ihre persönliche Zugangsdaten erhalten haben können Sie die Kundenkartei installieren mehr …
  • Schritt 2 als erstes erfassen Sie eine neue Kundin mehr …
  • Schritt 3: erfassen Sie eine Bestellung mehr …
  • Schritt 4: Gastgeberofferte, Regenbogen, Geschenkset, ältere Artikel, etc. mehr …
  • Schritt 5: Bestellung für sich selbst erfassen mehr …
  • Schritt 6: Vorlagen anpassen, Vorlagenbörse mehr …
  • Schritt 7: Kundengruppen, Mail Versand, Etikettendruck mehr …
  • Schritt 8: Notizen, Notizen, Notizen mehr …
  • Schritt 9: Reports (wer was bestellt hat, beste Kundin) mehr …
  • Schritt 10: Finanzen mehr …
  • Schritt 11 eigene Artikel mehr …
  • Schritt 12 Vorführungen mehr …
  • Schritt 13 Sicherung mehr …

# Schritt 1 Installation

Vom Beraterinnen Team haben Sie kürzlich Ihre Zugangsdaten erhalten.
Falls nicht, melden Sie sich in Oetwil am See oder Sauerlach und fragen nach Ihren persönlichen Zugangsdaten.

Bei der Kundenkartei gibt es 2 Varianten, für beide Varianten bekommen Sie die Zugangsdaten vom Beraterinnen Team

  • Freemium: damit können Sie die Kundenkartei bis zu max 10 Kunden oder 100 Bestellungen nutzen
  • Fixlizenz: Diese kostenpflichtige Lizenz erlaubt Ihnen mehr als die 10 Kunden oder 100 Bestellungen der Freemium Version.

Bei der Freemium Lizenz haben Sie abgesehen von der Mengenbeschränkung keine Einschränkung in der Funktion.

Für die Installation auf Ihrem Computer benötigen Sie einen Internetzugang. Nach der Installation können Sie die Kundenkartei auch ohne Internetverbindung nutzen. Ist eine Internetverbindung vorhanden, prüft die Kundenkartei beim Start die Artikel und ändert diese falls notwendig. Somit haben Sie jeweils die aktuellen Produkte von Déesse zur Hand.

Verwenden Sie einen Windows Computer, beachten Sie bitte die den Hinweis bezüglich der Sicherheitswarnung. Verwenden Sie Avast als Virenscanner, beachten Sie bitte, dass Avast die Installationsdatei in die Quarantäne schickt und eine Installation erst danach, nach ca. 2 Stunden, möglich ist.

  • Installationsdatei der Kundenkartei
  • Spezieller Hinweis wenn Sie den Avast Virenscanner verwenden

# Schritt 2 erste Kundin erfassen

In der Kundenkartei werden alle Angaben wie Bestellungen, Vorführungen der Kundin zugeordnet.

Darum ist die erste Aufgabe, die Kartei für die Kundin zu erstellen.

Bei einer Kundin beachten Sie, dass als Minimalangabe der Vor- und Nachname vorhanden sein muss und die Kombination Vor-, Nach-, und Zusatzname nur einmal vorkommen kann.

Ich empfehle, dass Sie alle vorhandenen Angaben bei der Kundin erfassen. Dies hilft Ihnen später bei der Arbeit.
Die Angaben können Sie später korrigieren.

Eine Kundin kann nicht gelöscht werden. Anstelle kann die Kundin inaktiv gesetzt werden unter Stammdaten -> Kundinnen. Damit erscheint die Kundin nicht mehr in der Auswahl. Erst nach wieder aktiv setzen wird die Kundin in der Auswahl wieder angezeigt.

  • Neue Kundin erfassen, erste Schritte mehr …
  • Adressen aus einer Excelliste laden

# Schritt 3 Bestellung erfassen

Beinahe das Wichtigste ist das Erfassen einer Bestellung.

Sie können eine Bestellung entweder über das Icon xx oder bei der Kundin selber über den Menüpunkt 'Bestellung erfassen' erstellen.

Die Bestellung soll alle Artikel enthalten welche die Kundin bezogen hat. Also auch Gratis- oder Musterartikel. Damit ist es möglich zu einem späteren Zeitpunkt Auskunft zu den bestellten Produkte zu geben.

Eine Bestellung wird nach Auslieferung zur Rechnung. Somit sind die 3 Daten, Bestellt am, geliefert am, und bezahlt am wichtig und beeinflussen die Kundenkartei:
-> Bestellt am: Mit dem Datum wird angezeigt, dass eine Bestellung vorliegt
-> Geliefert am: Damit erkennt die Kundenkartei wann ein Artikel geliefert wurde und reduziert entsprechend die Anzahl Artikel im Lager
-> Bezahlt am: Durch setzen dieses Datum wird ein Eintrag im Finanzjournal erstellt. Es zeigt der Kundenkartei dass Sie das Geld erhalten haben.

Die Daten haben auch einen Einfluss auf die Liste der Bestellungen / Rechnungen welche auf der Übersicht dargestellt werden.

  • Neue Bestellung erfassen, erste Schritte
  • zusätzliche Kosten wie Lieferkosten hinzufügen

# Schritt 4 Gastgeberofferte Regenbogen Geschenkset etc

In der Kundenkartei gibt es ein paar 'Abkürzungen'.
So können Sie auf einfache Weisen Gastgeberofferten, Kundenofferten etc finden und einfügen --> Spezialaktionen, Regenbogenartikel

Das Geschenkset ist ein ganz eigener Artikel. Mit dem Geschenkset können Sie einen eigenen Artikel hinzufügen. Dabei können Sie den Artikel als Einzelartikel nutzen um ein Produkt der Rechnung hinzu zufügen welches im Produktekatalog nicht gibt, oder ein eigenes Set aus den Artikel aus dem Produktekatalog zusammenstellen Mehr dazu finden Sie auf --> Tipp Geschenkset

  • Gastgeberofferten, Kundenofferten
  • Regenbogenartikel
  • Geschenkset
  • ältere Artikel
  • zusätzliche Kosten wie Lieferkosten hinzufügen

# Schritt 5 eigene Bestellung

Bis jetzt ging es darum eine Bestellung für eine Kundin zu erstellen. Nun geht es darum wie Sie eine Warenentnahme für sich selber verbuchen.

Dazu gibt es 2 Arten welche unterschiedlich verbucht werden

Eigenbedarf, ein Artikel wie zB eine Zahnpasta oder ein Shampoo welches Sie für sich selber verwenden Vorführung, ein Artikel welche Sie für eine Vorführung oder als Muster verwenden. Also ein Produkt welches Sie für Ihre Arbeit als Déesse Beraterin verwenden. Für beide Arten erfassen Sie eine Bestellung für sich selber. Dazu wurde bei der Installation der Kundenkartei auch eine Kartie für Sie als Kundin angelegt.

Darin erfassen Sie nun ihre eigenen Bestellung.

  • eigene Bestellung erfassen

# Schritt 6 Vorlagen

Die Kundenkartei erstellt verschieden Dokumente im Word Format.

Dies ist die Rechnung, das Gastgeber Couvert, den Finanzreport und die Kundenübersicht welche im Standard vorhanden.

Der Report wird von einer Vorlage aus, mit den Daten aus der Kundenkartei gefüllt.

Da auch die Vorlage eine Word Datei ist, können Sie diese Unterlagen gemäss Ihren Wünschen anpassen. Es gibt aber auch weitere Vorlagen welche Sie von der Vorlagen Börse laden können.

Ist die Kundenkartei mit dem Internet verbunden, finden Sie eine Auswahl weiterer Vorlagen.

  • Vorlagen mit Word anpassen
  • Vorlagen mit Pages (macOS) anpassen
  • Vorlagenbörse

# Schritt 7 Kundengruppen Mailversand Etikettendruck

In der Kundenkartei können Sie sogenannte Kundengruppen erstellen. Als Kundengruppe können Sie zum Beispiel alle Kundinnen führen welche den Newsletter erhalten möchten, oder welche jeweils bei den neuesten Aktionen informiert werden möchten. Da Sie die Gruppe selber bestimmen, können Sie etliche eigene Kombinationen anwenden. Wenn Sie eine Kundengruppe erstellt haben, können Sie davon Adressetiketten auf Avery Zweckform drucken oder ein Mail an alle Kunndinen der Kundengruppe senden.

  • Kundengruppen erstellen
  • Adressetiketten erstellen
  • Mail an eine Kundengruppe erstellen

# Schritt 8 Notizen

Kurznotizen Eine ganz spezielle Funktion haben die Kurznotizen Bei einer Kundin können Sie kleinere Notizen hinterlegen. Der Clou dabei ist, dass Sie nach diesen Notizen im Report Kurznotizen filtern können. So können Sie zum Beispiel als Kurznotiz den Verein, ein Hobby oder auch das Guthaben aus Gutschriften führen. Im Report können Sie nun nach diese Stichworten filtern und erhalten eine Liste der Kundinnen. Diese wiederum können Sie dann direkt anschreiben und so, zB für einen Anlass einladen.

  • Notizen erfassen

# Schritt 9 Reports

Die Kundenkartei bietet etliche Reporte.

Die meisten finden Sie im Modul Reports

  • Reporte in der Kundenkartei

# Schritt 10 Finanzen

Die Kundenkartei beinhaltete eine kleine Finanzbuchhaltung wo Ihre Einkäufe und Verkäufe verbucht werden. Das Modul bietet aber noch mehr..

# Schritt 11 eigene Artikel

Fügen Sie eigene Artikel hinzu

  • eigene Artikel

# Schritt 12 Vorfuehrungen

Um Ihre Produkte vorstellen und anbieten zu können führen Sie Vorführungen oder Präsentationen bei einer Ihrer Kundin durch.

In der Kundenkartei können Sie den Anlass planen und nach der Vorführungen alle Bestellungen gesammelt der Vorführung zuweisen.

  • Vorführung erstellen

# Schritt 13 Datensicherung Backup

Nach all der vielen Arbeit ist es wichtig, dass Sie regelmässig eine Sicherungskopie erstellen. Da die Daten der Kundenkartei einzig auf Ihrem Computer vorhanden sind würden diese bei einem Crash oder Verlust des Computers verloren sein. Von daher ist es wichtig, von Zeit zu Zeit eine Datensicherung zu erstellen.

  • Sicherungskopie erstellen